На Западе концепция тайм-менеджмента существует давно и не раз доказала свою эффективность. От российских реалий мировая практика отличается более системным подходом к экономии времени. Сотрудники крупных кампаний участвуют в специальных тренингах и тому подобное. И очевидно, это дает свои результаты. Русский же тайм-менеджмент имеет свои национальные особенности. То, что эффективно на Западе не обязательно будет таковым на Востоке и наоборот. В силу эмоционально-психологических особенностей русские люди нередко страдают от недостатка организованности, но у них более развито творческое мышление, и наличествует нестандартный взгляд на вещи. Любые особенности национального ведения дел нужно учитывать, и не относится слишком серьезно к советам из умных книжек, написанных американцами для американцев. Однако чтобы научится управлять временем, прежде всего, нужно его немного потратить.

Один из столпов тайм-менеджмента – планирование. Это тесно связано с основой управления временем – постановкой целей и задач. Цель – это результат, которого мы хотим достичь, задачи же – конкретные шаги реализации. Разумеется, все мы строим планы, предполагаем, чем и когда будем заниматься, но здесь важна точность. Нет ничего проще, чем составить список дел на завтра с точным указанием времени, отведенного на их реализацию. Любые дела следует ранжировать по важности. Так, ключевым делам можно уделить больше времени в ущерб занятиям менее срочным или значительным. И это само собой проще делать, имея перед глазами конкретный список.

Польза списка еще и в том, что в конце дня по нему вы легко сможете определить эффективность использования своего времени и внести соответствующие корректировки на завтра. Вообще воспринимать время для человека гораздо проще, если оформить его визуально. Это помогает оценить пройденный путь и скорректировать время работы. Специалисты советуют при составлении плана оставлять около 40% времени в резерв на случай непредвиденных ситуаций. Важно, однако, не воспринимать распорядок дня как рельсы, по которым следует двигаться только в одном направлении. Список предполагает гибкость, так как возможны изменения ситуации или свежие идеи. Скажем, если какое-то занятие продвигается медленнее, чем предполагалось, лучше переключится на что-то другое, ибо людям сложно долго заниматься монотонной работой, а некоторые дела и вовсе требуют свежего взгляда. И тем не менее, учитывайте, что прерывая дело, вы снижаете эффективность работы.

Во всем и всегда важно уметь расставлять приоритеты. В тайм-менеджменте для этих целей часто используется принцип Парето «20/80». Основывается он на утверждении, что 20 % усилий дают 80% результата. Соответственно, всего 20% всех дел являются основными, и заниматься ими необходимо в первую очередь. Остальные же дела имеет смысл отложить до того времени, когда ключевые завершены, а то и вовсе делегировать. Необходимо помнить, что дела могут быть важными, а могут быть срочными. И совсем не обязательно, что это одно и то же. От этого и зависит порядок их выполнения.
В любом, даже самом плотном графике всегда найдутся условно «пустые места» - время которое можно использовать с большей отдачей. Разумеется, никто не хочет тратить личный обеденный перерыв на работу, но это и не нужно. Даже время ожидания в очереди или путь на работу можно потратить с пользой. Нет возможности прочесть, что-либо важное? Значит можно совершить деловой телефонный звонок. На худой конец, это время можно употребить на анализ, какой-либо ситуации и составление в уме плана действия.

В целом, рабочее пространство следует оптимизировать, и это прописная истина. Самые важные и часто используемые предметы должны быть под рукой. Взгляните на свое рабочее место и задумайтесь, нужны ли вам все те предметы, документы и прочее, находящееся под рукой? Нужно ли вам все это прямо сейчас? Чего вам не хватает для эффективной работы? Многим в организации рабочего места помогает разделение на блоки по тематике: в каждой стопке или папке находятся бумаги, относящиеся к одному конкретному делу, клиенту или периоду. При этом деление на текущие и общие дела вносит коррективы в организацию рабочего пространства: то, что нужно здесь и сейчас – на столе, остальное на полке или в шкафу. Это относится и к компьютерам.

Не менее важная основа управления временем – это делегирование. Золотое правило тайм-менеджмента: делегируйте все, что можно делегировать. Любое задание дается только тем сотрудникам, которые могут выполнить его с наибольшей эффективностью. Скажем, если человек с компьютерами «на Вы», не стоит давать ему задания, связанные с подобной работой. Пока он будет разбираться, что к чему - потеряет время, следовательно, снизит результативность своего труда. «Поглотители времени», то есть занятия, отнимающие его, не принося результата - злейшие враги эффективности. Многие «продвинутые» руководители даже составляют характеристики сотрудников в виде схем, где их навыки выражаются количественными показателями, но в целом это экзотика.

Один из самых жадных «пожирателей времени» - телефон, который, как известно проклятье человечества. Всякий раз, собираясь звонить, следует подумать, действительно ли это необходимо сделать. Если да, то четко сформулируйте цель звонка. Любая документация, которая может понадобиться во время звонка должна быть под рукой.

Совещания и планерки - неотъемлемая часть жизни любой организации. Чтобы они не превратились в пустую трату времени, необходимо четко обозначить время начала и конца мероприятия. Любое совещание должно иметь тему и цель, а значит и регламент: список вопросов, порядок выступления, состав участников и так далее.

И напоследок запомните: нельзя никогда допускать спешки. Торопятся те, кто не успевают. Бывает так, что срок сдачи проекта «вчера», но это не обязательно повод звонить во все колокола и раздавать зуботычины подчиненным. Конфликтные ситуации не лучшим образом сказываются на деятельности организации. Спешка - это стресс для работника, что отражается на результате. Если, например партнеры и простят вам опоздание выполнения обязательств, то кое-как выполненную работу уже нет. Если вы не укладываетесь в сроки, нужно не хвататься за голову и горевать по поводу того, что уже произошло, а успокоится, мобилизовать силы и вспомнить молитву из «Колыбели для кошки» Воннегута:

«Господь, дай мне сил изменить то что я могу изменить, дай мне смирения, чтобы принять то что я изменить не в силах, и дай мне разум, чтобы я мог отличить одно от другого».